Případová studie: Automatizace fakturace přijaté v ERP programu QI ve společnosti Knoflíkářský průmysl Žirovnice a.s.

Společnost KPŽ a.s., působící v oblasti výroby komponent pro automobilní průmysl, se rozhodla zvýšit efektivitu a přesnost svého fakturačního procesu tím, že implementovala RPA (robotickou automatizaci procesů) pomocí UiPath. Tento projekt byl realizován ve spolupráci s partnerskou společností, která poskytuje AI technologie pro vytěžování faktur.

Proces začal analýzou stávajícího fakturačního systému a identifikací klíčových oblastí, které mohly být automatizovány. Bylo rozhodnuto o automatizaci následujících oblastí plnění pro faktury přijaté:

  1. Tuzemské v CZK
  2. Tuzemské v EUR
  3. Zahraniční v CZK
  4. Zahraniční v EUR
  5. Přenesená daňová povinnost
  6. Plnění pro 3. země

V prvním kroku byla implementována AI technologie pro vytěžování faktur. Tato technologie automaticky extrahuje údaje z přijatých faktur ve formátech PDF (další obrazové formáty) a vytěžená data poskytuje skrze online API rozhraní pro RPA robata.

Následně byl zaveden plně automatizovaný proces zpracování a evidence vytěžených dat, zakládáním faktur přijatých v jednotlivých oblastech plnění. RPA robot automaticky rozpoznává typ plnění na základě údajů získaných z AI technologie a porovnáním s objednávkou vydanou v sytému QI, tak přiřazuje faktury do příslušných řad a kategorií plnění. Díky tomuto kroku bylo dosaženo významné úspory času a snížení chyb v důsledku manuálního zadávání údajů.

Po zpracování a evidenci faktury v QI je původní PDF faktura automaticky uložena do DMS (dokumentového managementového systému) v systému QI. Tím je zajištěn snadný přístup ke všem fakturám pro účely auditů nebo dalších potřeb.

Na závěr je spuštěn automatizovaný schvalovací workflow, který zahrnuje notifikace a přehledy pro manažery a účetní, kteří mohou případně provést další kontroly nebo schválit faktury.

Díky implementaci RPA pomocí UiPath a AI technologie se společnosti KPŽ a.s. podařilo dosáhnout významných výsledků v automatizaci svého fakturačního procesu. Některé z hlavních přínosů zahrnují:

  1. Značnou úsporu času: Díky automatizaci procesu vytěžování faktur a zpracování v ERP programu QI bylo dosaženo významné úspory času, který dříve účetní oddělení věnovalo manuálnímu zadávání údajů.
  2. Snížení chyb: Díky AI technologii a RPA robotům od UiPath se snížila pravděpodobnost chyb v důsledku lidských faktorů při zpracování a evidenci faktur.
  3. Zefektivnění schvalovacího procesu: Automatizovaný schvalovací workflow zajišťuje, že manažeři a účetní jsou včas informováni o nových fakturách a mohou je snadno schválit nebo provést další kontroly.
  4. Zlepšení transparentnosti a sledovatelnosti: Díky automatizovanému ukládání faktur do DMS a integraci s ERP programem QI je nyní možné snadno sledovat historii faktur a zajišťovat transparentnost pro auditní účely.
  5. Zvýšení spokojenosti zaměstnanců: Zaměstnanci účetního oddělení nyní mohou věnovat svůj čas strategičtějším úkolům a projektům, místo manuálního zpracování faktur.

Tato případová studie dokazuje, jak RPA pomocí UiPath a AI technologie může přinést významné přínosy ve zlepšení efektivity a přesnosti fakturačního procesu. Společnost Knoflíkářský průmysl Žirovnice tak úspěšně dokázala inovovat své interní procesy a zvýšit konkurenceschopnost na trhu automobilových komponentů.